以下文章由立聖學長提供 5S活動的對象原本是針對現場的環境，它對生產現場環境全局進行綜合考慮，並制訂切實可行的計劃與措施，從而達到規範化管理，有許多公司擴展到辦公室的管理以增進辦公效率，常見的手法為紅牌作戰，看板及衍生的目視管理。說明如下：
一、Seiri Tidiness（整理）：清除不要的東西，將東西就定位
學長希望大家在5s前能先了解實施5s的意義
請大家仔細閱讀並了解,有問題請發問
5S是由日本企業研究出來的一種環境塑造方案，其目的在藉由整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）及紀律（SHITSUKE）五種行為來創造清潔、明朗、活潑化之環境，以提高效率、品質及顧客滿意度。在原文中（日文），這五項皆是以"S"為其發音開頭故稱此種方案為「5S」。
整理首先將物品分為工作上需要與不需要，儘可能將需要的項目分類減到最少，並放在方便取得的地方。東西的保存是很重要的，但是要將什麼東西丟棄一樣很重要，最重要的是要知道什麼東西可以丟，什麼東西應該保留，也要把該留的東西放在以後找得到的地方。很多人就是捨不得丟東西，他們常會說“你不知道以後可能會再用到”
在執行整理時要問下列幾個問題：工作可以簡化嗎？資料是否已經過時？是否已經將空間做有效的規劃？項目標示清楚嗎？是否經常處理垃圾？整理可以應用在幾個較典型的例子，如工作流程、不必要的工具、不用的機器、損壞的產品、文件和紙張。
二、Seiton Orderliness（整頓）：常用的物品隨手可得，文件很快可以找到
歸類或整齊基本上是與效率有關，譬如你要的東西多久可以拿到，以及多快可以放回去。如果只是隨便的歸類，就不會有很好的效率。因此要分析為什麼拿東西和歸位要花那麼長的時間，也要分別和常用與不常用的人研究，再定出每個人都明瞭的制度。
歸類是要將所有東西都就定位，此後要固定在那個地方。經常使用的東西要放在隨手拿得到的地方，所有項目都要標識清楚以方便找尋。
有一個歸類的例子，就是將東西分層放置，而不是一起塞進抽屜而已，使每個人都很清楚的看到有那些東西在使用中，用完後也方便放回去。
三、Seiso Cleanliness （清掃）：負責個人的清潔區域
清掃的基本信念是“每一個人都是守衛”，也就是說清掃必需是從上到下，從董事長到管理的員工，都要身體力行。不論是在辦公室或是在公司裡，應規劃出個人負責的清掃區域。規劃時很重要的是，所指定的區域要很清楚，沒有不清楚或沒有指定的區域。除非每個人都由衷的負起責任，否則你所做的規劃將寸步難行。
開始執行清掃行動時，有些公司會將地板先遮蓋住，再將機器和牆壁上漆粉刷，使整體環境看起來更清潔，一旦經過重新清掃整理，大家就不會讓機器漏油到地面上，如果有也會馬上清除，如果繼續漏油，負責的員工也會自問為甚麼會這樣？並想辦法解決，如此一來，機器修理後會做的更好，工作場所也會常保乾淨，走路也會更加安全。清掃不只是工作場所而已，還要擴展到公司外面；不只是辦公室而已，還要包括公共區域。
每位員工都要訓練到以「別人的眼光」為自我要求的標準，別人會怎麼想？別人來看這地方的感覺會如何？也要教育員工定期檢查工具和裝備，隨時留意改善工作場所的方法，絕不可以說「已經做的很好了」。
四、Seiketsu Standardized clean-up（清潔）：物品的儲存清楚、乾淨
清潔是反覆不斷的保持前面的三個 S ：整理、整頓和清掃。因此它包含了個人的清潔區域與公司內外環境的清潔，強調的是使用『視覺管理』的技巧。創新與視覺管理是用來達到與維持此境界的二大法門，也唯有達到標準化的清淨，才能在必要時迅速完成任務。
顏色管理不只是用來分類而已，也可以用來創造更愉快的工作環境。時下有很多員工喜歡白色或較淡色的工作衣，原因就是此類衣物較容易顯示髒，是工作場所乾淨程度很好的指標，可以知道何時該做 5S 了。
員工都應該有保持乾淨和整潔的習慣（從本身做起）。以下是員工在實施清潔時，一些可以做的事情：
1. 用過破舊的或過剩的東西要拿掉。
2. 要注意噪音、氣味、光線、電線、紙屑和其它會影響工作環境的因素，以創造一個安全的環境為主要考量。
3. 檢查東西是否放在合適的地方。
4. 聆聽平常工作流程中的聲音，隨時注意是否有異常的雜音出現。
5. 確定每樣東西都有地方放，也放在合適的地方。
6. 穿上安全的工作衣，並使用安全的裝備。
7. 減低垃圾量並珍惜寶貴的資源如油、空氣、蒸氣、水和電。
五、Shitsuke discipline （紀律）：每天都做 5S
紀律的目的是使事情能正確的執行，重要的是養成良好的工作習慣。訓練每一個人都知道該做什麼，也讓每一個人都有機會練習。破除不良的習慣並養成好習慣。
自我訓練是很重要的，因為它能超越管教所能達到的境界。如果員工都只是做經理所交代的事，那麼經理就可能要一再的提醒，才可能把一件事情做好（請回想小時候媽媽叮嚀你整理房間的情形﹞。相反的，如果能自我要求、自我訓練，至少會持續每天該做的事，基本上，自我訓練會讓員工“遵守公司的規定”。
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by.鈞婷
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